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ユアンユアン

もうそろそろ入社式が始まるね!自分が入社した日のこと今でも鮮明に覚えてるよ。


セイラセイラ

入社してすぐに社内と社外に挨拶メールをするじゃない!なんて書けば良いかわからなくて困ってたなぁ。

ユアンユアン

社内と社外じゃ、メールの内容もちょっと変わってくるものね。マナー違反じゃないかって冷や冷やしてさ。

セイラセイラ

そうそう、メールの書き方もマナーや注意点があるものね。先輩に聞きながら書いたもんだわ。

 

今年も入社式が近づいてきました。

入社といえば、最初の仕事が社内と社外への挨拶メールです。

 

新入社員のみなさんは、挨拶メールの準備はもう大丈夫でしょうか?

 

各課の先輩社員はどんな新人が入ってきたか、最初の挨拶メールなどで感じるようです。

また取引先の会社の社員も、どういった挨拶メールが送られてきたか見ているもの。

 

どうせなら、マナーに注意しながら、簡潔で自己アピールもしっかりできた良い挨拶メールを作りたいですよね。

最初の挨拶を成功させて好感度を上げることができれば、その後の付き合いも円滑に進みます。

 

挨拶をして自分の名前を覚えてもらえれば、早い段階で良い役回りを任せてもらえるかもしれません。

 

反対に、準備不足でマナー違反でまとまりのない挨拶メールを送ると、最初から印象が悪くなってしまう可能性もありますよね(;゚Д゚)

というわけで、新入社員のはじめの挨拶メールを成功できるかどうかでその後の職場での仕事に影響を与えるかもしれない大切なイベントなのです。

 

そこで、今回は新入社員の挨拶メールで、マナーや注意点をしっかりと守った上、社内や社外に送る時の例文を調べましたので、ポイントを絞りながら紹介したいと思います♪

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挨拶メールを送る時のマナー

 

挨拶メールを送る時には、基本のマナーがあります。

以下の点に注意して挨拶メールを考えると良いでしょう。

  • タイトルをつける
  • 自分の配属先を明記
  • 社名や支店名を省略しない
  • 内容は簡潔にする
  • 正しい敬語を使う

これらは会社でメールを使う時にも必須のマナーです。

どれも大切なことですので、しっかりと覚えておきましょう。

 

それではひとつずつ解説しますね。

 

タイトルをつける

メールには必ずタイトルをつけましょう。

会社のメール受信箱には、1日に多くのメールが届いているかもしれません。

 

タイトルがついていないと、送った相手に気づかれなくて迷惑メールとして削除されてしまう可能性もあります。

ですから、メールを見て一目で誰から送られたかが分かるように、タイトルは必ずつけましょう。

 

自分の配属先を明記する

挨拶メールを書く時に忘れがちなのが、自分の配属先を明記することです。

特に規模が大きな会社の場合、新入社員もたくさんいて、名前だけでは誰かわからないこともあるかもしれません。

 

ですから、例えば「販売部 新入社員 佐藤大介」のように、自分の名前の前に自分の配属先を書きましょう。

そうすれば、「販売部にいる佐藤君からだな」と相手も分かります。

 

社名や支店名を省略しない

メールでは、自分の会社の社名や支店名を省略してはいけません。

 

相手から送られてくるメールは、社名や支店名を省略されている場合もあります。

ですが、こちらは最初はフルネームで記載するようにしましょう。

 

例えば間違えやすいのは(株)です。

こちらも省略せずに株式会社としてください。

 

内容は簡潔にする

ビジネスメールを書く時のポイントは、内容を簡潔にすること。

話が脱線したり、要点があちこちに散らばっていたりでは、こちらが何を伝えたいか相手は分かりません。

 

ですから、内容をコンパクトにまとめて、要点だけを伝えるように意識しましょう。

ユアンユアン

まとまりのないダラダラ長い文章だと、それだけでも仕事ができなそうって思われちゃうかもね。

 

一度書き上げたら、読み返してくどいように感じなければO.K.です。

心配なら同僚に読んで確認してもらうと良いですね。

 

正しい敬語を使う

ビジネスメールに敬語を使うのは、基本中の基本

 

ですが、敬語といっても正しい敬語を使えてない社会人は案外多いもの。

「おっしゃられました」などの二重敬語や、「山田部長様」などの役職名の間違った使い方など至る所で使用されています。

 

尊敬語と謙譲語の混同なども、よくやってしまいがちなミスです。

また、たまにビジネスメールで敬語を使用しない人もいるようですね。

 

自分が堅苦しいのが嫌だとか面倒だという理由で、敬語を使わないのはNGです。

メールといえども、これからお世話になる方々へ挨拶するのですから、忘れずに敬語を使いましょう。

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挨拶メールの例文(社内向け)

件名:配属のご挨拶(販売部〇課 新入社員 佐藤大介)

 

営業部 渡辺様

はじめまして、4月1日より販売部に配属された佐藤大介と申します。

 

実家は○○県の○○市で、○○大学出身です。

在籍中は○○を専攻しておりました。

 

販売部で担当させていただく商品は自分の専攻分野と異なる部分もございますが、何事にも挑戦する気持ちを持って真摯に望んでいく所存です。

はじめは分からないことも多く、ご迷惑をおかけしてしまうと思いますが、一日も早く仕事を覚えるよう努力いたします。

 

ご指導のほど宜しくお願いいたします。

 

販売部〇課 新入社員 佐藤大介

電話 :00o-oooo-oooo

メール:000@ooooo

 

社内へ挨拶メールを送る時は上記を参考にしてください。

件名からはじまり、相手の宛名、自己紹介、入社への意気込みなどを書きます。

 

必要な情報を簡潔に書くことを意識しましょう。

上記の文章の構成を詳しく見ていきますね。

挨拶メールの構成

社内向けの挨拶メールには基本的な構成があります。

こちらをご覧ください。

  1. 宛名
  2. 自己紹介
  3. 決意表明
  4. 指導のお願い

この4つが入っていれば問題ないでしょう。

自己紹介や決意表明で話を膨らませすぎて、ダラダラ長い文章にならないように気をつけましょう

 

それではひとつずつ説明しますね。

 

宛名

社内向けの挨拶メールでは、本部の方や教育係の先輩、各部の部長に宛てて送ります。

部署や社員名を間違えないように再度確認しましょう。

 

「山田部長様」など役職名も間違えないように注意してくださいね。

セイラセイラ

なんでも「様」をつければ良いってものじゃないものね。いまだに「社長様」って呼ぶ人いるけど。

自己紹介

自分が配属された部署を、最初に記載するのがポイントです。

次に神奈川県出身など、実家がどこかを書きます。

 

新卒であれば、出身大学を入れると同じ大学出身の先輩などと、会話のきっかけになることもあるでしょう。

専攻していた分野があれば、内容を簡単に絡めると仕事の幅が広がります。

 

自分が何を学んできて、どういうことが得意か知ってもらえるチャンスですので、しっかりと書きたいところですね。

 

決意表明

自分がこれから会社でどのような気持ちで仕事をしていくか、またこれからの目標などを簡単にまとめましょう。

こうすることで、あなたの意欲が相手に伝わり好印象になります。

 

ただ、決意表明であまりに大げさな目標を立てると後が大変です(^-^;

ですから、実現可能な目標を掲げるようにしましょう。

 

指導のお願い

新入社員は先輩社員に指導してもらわないことには、仕事が上手くできません。

ですから、挨拶メールで相手に指導を受けて面倒を見てもらうようにお願いしましょう。

 

長く付き合うことになるので、謙虚な姿勢を示す文章にすることが大切です。

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挨拶メールの例文(社外向け)

件名:ご挨拶(株式会社○○  販売部 佐藤大介)

本文:

株式会社■■   △△事業部  部長 高橋様

 

平素は大変お世話になっております。

4月1日付で株式会社○○に入社いたしました販売部の佐藤大介と申します。

 

株式会社■■は弊社におきまして非常に重要な取引先を承っております。

 

入社して間もなく至らぬこともあるかと思いますが、一日も早く環境に慣れ職務に励む所存でございます。

今後ともご指導ご鞭撻のほど宜しくお願い申し上げます。

 

メールで失礼と存じますが、取り急ぎご連絡申し上げます。

 

株式会社○○

販売部

佐藤大介

東京都中央区○○(会社住所を書く)

電話 :000-0000-0000

メール:00@ooo

挨拶メールの構成

社外向けの挨拶メールの構成は、社内向けとやや異なります。

こちらをご覧ください。

  1. 宛名
  2. 自己紹介
  3. 相手との関係性
  4. 指導のお願い
  5. あとがき

社外向けの挨拶メールの構成で重要なのは、相手との関係性です。

会社同士がどのように付き合いがあるかを明記します。

 

今後も良好な関係を築いていくためにも挨拶メールの内容が大切になってきます。

これからお付き合いが始まるので、前任者がいた場合は相手は不安に感じることもあるかもしれません。

 

相手が少しでも安心できるような工夫をしましょう。

それでは、ひとつずつ見ていきます。

 

宛名

相手の会社の会社名は省略せずに記載します。

部長などの役職がある場合は、「部長 ○○様」など役職の後にフルネームで相手の名前を書きましょう。

 

1行にすべてを書くより、2行くらいに分けた方が見やすくて親切です。

ユアンユアン

会社名や相手の名前を省略する人がたまにいるけど、あれは失礼だからやらないようにね!

自己紹介

まずは日頃よりお世話になっている思いを伝える挨拶から。

最初の挨拶は、「平素より~」など一般的に用いられる堅めの文章が良いでしょう。

 

次に、あなたがどこの会社のどういう部に所属しているか、また名前をフルネームで書きます。

 

相手の会社との関係性

あなたが入社した会社とメールを送る相手の会社との関係性を書きます。

古くから付き合いのある会社なのか、最近取引を初めて急接近した会社なのか、など付き合い方はいろいろ。

 

今後も良い関係を続けていくためにも、相手の会社との関係性が大切なことを伝えると相手に喜ばれるはずです

 

指導のお願い

社内向けの挨拶メールの時と同じで、社外向けに挨拶メールを送る時も、相手の会社に指導のお願いをしましょう

これをしておくことで、新入社員で分からないことがあって相手に話を聞く必要がある時も、ある程度は聞きやすくなります。

 

また、謙虚な姿勢が相手に好感を持ってもらえるポイントにもなるのですね。

 

あとがき

社外向けの挨拶メールの場合は、あとがきを入れましょう。

実際に相手と顔を会わせて挨拶をする前に行うのが挨拶メールです。

 

ですから、あとがきとして最後に「メールで失礼とは存じますが、取り急ぎご連絡を申し上げます」など簡単な一言をいれると文章がまとまります。

まとめ

新入社員が社内または社外向けに挨拶メールを送る時の、挨拶文のマナーと挨拶の構成と例文を、ポイントをまとめて紹介してきました。

挨拶文を書く時のマナーは、ビジネスマナーと重なる部分もありますので、しっかりと覚えておきたいところです。

 

社内向けのメールと社外向けのメールでは、挨拶する時の構成や書く内容も異なりましたね。

挨拶で大切なのは、早く自分のことを覚えてもらうこと。

セイラセイラ

わたしも挨拶で地元のことを書いたら、部長の奥さんが同じ地元で良くしてもらえたわ。

 

社内向けのメールであれば、型にかっちりとハマった文章よりも一部でも自分らしさが出ている文章の方が伝わりやすいはずです。

また、社外向けのメールでは、今までの付き合いを守れるように相手を安心させて、分かりやすく読みやすい文章になるよう心がけましょう。

 

何事も最初が肝心です。

挨拶メールが成功すれば、あなたの好感度は一気に上がり、名前も早く覚えてもらえるでしょう。

 

挨拶メールで気に入ってもらえるように、今回の記事を参考に簡潔で中身の濃い挨拶文を考えてみてください(@^^)/~~~

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